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隨著企業(yè)手里的客戶越來越多，業(yè)務(wù)量逐漸增大，相關(guān)文檔文件也越來越多。照片、錄音、文章、方案、表格和圖紙等等塞滿了柜子，突然要找其中一份資料，翻箱倒柜甚是麻煩。

不是有了電腦嗎？不是提倡無紙化辦公嗎？大容量硬盤現(xiàn)在也不貴，盡管往硬盤里放。找的時候搜索一下就行了。很多人還分門別類地將不同類型的文檔存在不同的文件夾里，找起來就更容易了。但是現(xiàn)代化辦公特點(diǎn)是協(xié)作式，你跟我要份資料，大家Mail來Mail去，或者是即時通訊工具上傳來傳去，你改過來他添一段，不同版本的文檔又是滿天飛。接下來文檔權(quán)限的問題也出來了，你不希望自己變成透明人吧？

但凡自己部門有人辭職，主管們就頭大：辭職員工手里的文檔多如牛毛，你總不能跟在他屁股后面挨個打開看看，是否有遺漏的，他的文檔分類方法你要學(xué)半天，萬一再有點(diǎn)小插曲什么的，夠你受的。

出差在外，正在談判桌上與客戶商談和約的老總突然想起自己手下有一份資料將非常有助于自己的這次談判，打電話找人，人事主管說今天該員工請假了，好不容易聯(lián)系上問來電腦密碼，等傳給老總，客戶已經(jīng)等不急走人了，讓老總顏面盡失。

為化解這些令人頭疼的問題，一般公司做法無非是通過以下幾種手段:

• 增加文檔管理員，由專人負(fù)責(zé)保管文檔;
• 在員工手冊中詳細(xì)地規(guī)定了文檔操作的流程，每個員工都有責(zé)任和義務(wù)規(guī)范保管自己負(fù)責(zé)的文檔，出現(xiàn)問題將進(jìn)行處罰;
• 采用VSS、SVN版本控制系統(tǒng)，把代碼和相關(guān)技術(shù)文檔統(tǒng)統(tǒng)存到SVN服務(wù)器上，這也是最專業(yè)的做法;
• 添加一臺大容量服務(wù)器，所有文檔性資料資料全部保存到服務(wù)器上，指定共享權(quán)限。
• ....

以上做法雖然能夠解決問題，但是這些解決方法并沒有最優(yōu)化。增加文檔管理員人手，無疑將增加人工成本，而人工管理也不能保證萬無一失，文檔管理員下班之后也不能應(yīng)急；采用VSS、CVS等版本控制系統(tǒng)確實(shí)夠?qū)I(yè)，但是很多企業(yè)不是專業(yè)軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)，并不需要這種不容易上手的專業(yè)管理工具，并且這類版本控制系統(tǒng)需要安裝客戶端，出差在外要存取文檔就更為麻煩；操作系統(tǒng)自帶的共享權(quán)限管理又極為簡單，既要考慮文檔版本，又要針對不同的部門、不同的人、用戶和用戶之間的共享是“不可能完成的任務(wù)”?？此片F(xiàn)代化的無紙辦公，但是文檔管理手段卻并不現(xiàn)代，因此需要棱鏡文檔管理軟件來解決。

棱鏡文檔管理軟件可以為您解決，但不局限于解決這些問題。