作為信息交換重要載體的電子文檔，已成為企業(yè)信息存儲的主要方式。選擇一個“上策”，“最大”程度的保障電子文檔的“最高”機密性，成為目前企業(yè)家們關(guān)注的重點。
防火墻、專網(wǎng)及入侵檢測等可以防止外部人員非法訪問，但不能阻止內(nèi)部人員將一些敏感文檔發(fā)送給其他人，而這正是造成企業(yè)電子文檔泄密的主要途徑。如何在兼顧高安全性的同時又不妨礙員工進(jìn)行正常的工作呢？天融信主機監(jiān)控與審計系統(tǒng)可為用戶提供一個簡單的策略，實現(xiàn)強大的文檔保護(hù)功能。
天融信主機監(jiān)控與審計系統(tǒng)文檔檢查策略從人員角度保障文檔安全，通過一個掃描標(biāo)記文檔的過程，實現(xiàn)對終端敏感文檔的多方面保護(hù)。在應(yīng)用該策略的客戶端上，用戶無法以任何形式將機密電子文檔復(fù)制到客戶端的其他存儲設(shè)備上，包括硬盤存儲、U盤存儲以及其他客戶端存儲設(shè)備。可以管理或禁止客戶端對機密電子文檔的各種輸出操作，包括打印、文檔編輯中的復(fù)制/粘貼等。
特殊關(guān)注重點掃描—加強針對性
文檔掃描只針對策略中定義的類型，且掃描不依賴于終端是否安裝文檔編輯器，目前已支持的文檔類型包括：Word(97-2010)，Excel(97-2010)，PPT(2003-2010)，PDF，txt，rtf?？山馕鑫臋n類型是接口化的，用戶可根據(jù)自身實際的文檔應(yīng)用環(huán)境定制關(guān)注的文檔類型。文檔檢查范圍包括文件名、文件屬性、文件內(nèi)容，同時也支持嵌入式文本的檢查，如WORD中包含的Excel表。
敏感文檔的識別—提高有效性
文檔掃描過程亦是關(guān)鍵字匹配的過程。在文檔策略中，可以按照需要定義敏感信息，即敏感關(guān)鍵字，所有包含關(guān)鍵字的文檔都被標(biāo)記為敏感文檔。關(guān)鍵字是服務(wù)器預(yù)置的或管理員手動添加的，可以是單個詞語，也可是不同詞語的與或組合，也可支持正則表達(dá)式。通過標(biāo)記文檔，管理工作可只針對包含關(guān)鍵字的敏感文檔，而無需對所有文檔進(jìn)行管控和審計，提高了文檔管理工作的有效性。
防泄密保護(hù)—保障可靠性
文檔檢查策略采用即時掃描，實時防護(hù)的機制。當(dāng)終端用戶試圖通過網(wǎng)絡(luò)共享、U盤、壓縮文件、郵件附件、瀏覽器等方式將一個敏感文檔復(fù)制或外傳出去時，終端會根據(jù)策略設(shè)置給出違規(guī)提示信息，并阻止文檔的外傳，從而有效的防止敏感信息的擴(kuò)散(外泄)，保障了文檔管理工作的可靠性。
移動存儲保護(hù)—保護(hù)全面性
如果在策略中選擇了移動存儲保護(hù)，文檔檢查策略就可以對移動存儲介質(zhì)進(jìn)行監(jiān)控，但監(jiān)控的文檔類型僅限于策略中設(shè)置的類型。移動存儲保護(hù)允許終端用戶將移動存儲中監(jiān)控的文件拷貝至本地磁盤，但不允許在移動存儲介質(zhì)中新建、編輯、重命名、復(fù)制、剪切等操作，違規(guī)時會給出警示信息。
加密文件處理—處理特殊性
加密文件處理用于指定加密文件的處理方式。當(dāng)選擇忽略加密文件時，策略不對加密文件進(jìn)行控制;相反，當(dāng)選擇視為敏感文件時，無論加密文件是否包含敏感關(guān)鍵字，策略都將其加入敏感文檔列表，用戶對它的任何操作都會被監(jiān)控和審計。
詳盡的審計日志—歷史可追溯性
對于敏感文檔的新建、修改等操作都會產(chǎn)生審計信息。審計信息中包括操作責(zé)任人、責(zé)任人IP、操作產(chǎn)生時間、操作文件路徑、操作類型、操作結(jié)果、是否允許等信息。通過一次全盤掃描，管理員可以全面掌握每個客戶端擁有的敏感文檔。同時通過實時的審計功能，管理員又可以清楚的了解用戶何時何地對何種文檔執(zhí)行了何種操作，對于違規(guī)操作管理員可以做出及時響應(yīng)，避免機密信息的泄露。從而既實現(xiàn)了用戶文檔的防泄密，也可對文檔操作歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯。