像業(yè)務部門領導一樣，IT經理們同樣需要對業(yè)務有所了解，并能夠針對業(yè)務運營實踐中出現(xiàn)的變化或創(chuàng)新做出快速回應，使能以最佳姿態(tài)應對并適應這樣的變化，尤其是如今正在經歷諸如經濟衰退和流行性疫情等這樣的大環(huán)境時。企業(yè)的IT系統(tǒng)表現(xiàn)的好壞被看作關系到企業(yè)生存及發(fā)展的重要因素之一。
在經濟危機的大環(huán)境下，企業(yè)需要解決的最關鍵的問題之一就是如何提高成本收益比。北電大中國區(qū)企業(yè)網(wǎng)絡部總經理黃彥文表示，“保障員工在任何地點都能夠高效地工作而不需要頻繁出差，是有效的控制成本、提高效率的方式之一。尤其是在流感蔓延的時期，這種工作方式則顯得更加有必要了。”因此，對于負責降低成本或者負責業(yè)務持續(xù)發(fā)展的IT主管來說，應該重點考慮如何讓員工實現(xiàn)在家工作以及使用網(wǎng)絡會議系統(tǒng)。
讓辦公真正移動起來
面對H1N1流感在全球范圍內的不斷蔓延，許多公司已經開始重新審視他們的業(yè)務持續(xù)發(fā)展計劃，以確保企業(yè)的核心業(yè)務在任何突發(fā)性危機情況下都能夠持續(xù)正常運行。因此，能在這種特殊的情況下，為員工提供一種可靠的溝通方式，并且提供安全可靠的途徑使員工接入企業(yè)網(wǎng)絡的關鍵信息和IT系統(tǒng)，則顯得至關重要。
北電將技術作為其網(wǎng)絡基礎的一部分，確保了每個員工無論何時何地都能夠安全地使用筆記本電腦遠程地工作。通過使用北電的多媒體呼叫服務(Multimedia Call Service)技術，無論員工在哪里，只要其具備以太網(wǎng)或者連接功能，就可以從世界各地獲得安全的路徑，從而遠程地接入公司的所有系統(tǒng)、內部電話和音頻會議。
隨著需求的增加，北電已經為其大約90%的員工配備了這一技術。只要有合適的寬帶連接，他們就可以獲得和辦公室內相同的網(wǎng)絡路徑。
這方面的應用投資的起步成本相對較低，卻可以獲得很快的投資回報。而且，它適用于不同規(guī)模的企業(yè)，尤其是那些一旦員工不在辦公室里工作就有可能會引起生產力下降的企業(yè)。這無疑是企業(yè)的IT經理們應該認真考慮的一個應用。
網(wǎng)絡安全性尤為突出
此外，由于數(shù)據(jù)安全事件的頻發(fā)，如敏感的數(shù)據(jù)信息通過員工家庭電腦上而被泄露出去，使得移動辦公的安全性顯得尤為突出。
當網(wǎng)絡被未獲認證的PC或個人侵入時，企業(yè)數(shù)據(jù)將很容易丟失或被竊取。一些數(shù)據(jù)也會很輕易地被遺留在家庭電腦里或網(wǎng)吧等終端上。因此，在公司內部，IT人員應嚴格執(zhí)行有關個人電腦和其他設備的安全政策，即在被允許接入公司網(wǎng)絡前先確保其電腦裝有、、更新的補丁以及接入認可。然而，當員工通過辦公室之外的其他電腦接入公司網(wǎng)絡時，這一政策的執(zhí)行力就會有所削弱。
北電擁有眾多的有效解決這一問題的先進技術。例如，北電最新的安全移動辦公系統(tǒng)( Portable Office)將保護個人電腦的遠程網(wǎng)絡接入。這一系統(tǒng)中包含了一個經過特殊格式化的U-Key，將U-Key插入一臺Windows系統(tǒng)的個人電腦時，它將自動實絡接入。而在拔出U-Key之后，它將移除所有的信息和應用，以確保信息不會丟失或被竊取。安全移動辦公技術與其軟件及相關服務一同為醫(yī)療、政府、財政、教育和服務行業(yè)以及其他領域的工作者提供了簡單、安全的遠程網(wǎng)絡接入途徑。
此外，安全移動辦公系統(tǒng)還通過其他技術手段保障了網(wǎng)絡接入的安全性。安全移動辦公系統(tǒng)的核心部分是北電的VPN。
北電親身體驗“移動”的便利
我們可以看到，大環(huán)境的變化使得企業(yè)越來越強調辦公的移動性和遠程性。北電本身就是一個移動辦公的實踐者，也是受益者。
在眾多實現(xiàn)移動辦公的技術中，北電的web.alive是實現(xiàn)全球范圍內遠程協(xié)作的基本技術之一。web.alive是一個虛擬應用軟件，它向企業(yè)提供迅速的、安全的網(wǎng)絡虛擬協(xié)作平臺，輔助以及虛擬學習和培訓等應用。Web.alive不僅結合了絕妙的三維圖形和真實的現(xiàn)場感，它還包含革命性的三維立體聲效。同時，Web.alive直接嵌入在網(wǎng)頁里，因此用戶不需要離開所在網(wǎng)頁就可以直接進入到虛擬世界中。
Web.alive專門為企業(yè)設計，它結合了現(xiàn)有的網(wǎng)絡、安全性以及現(xiàn)有的業(yè)務軟件工具，加強了溝通、合作以及員工或客戶的參與性。應用Web.alive只需單擊網(wǎng)頁上的按鈕就可以啟動。虛擬的環(huán)境、物品以及虛擬身份都可以完全根據(jù)客戶要求而定制。
在2008年，北電基于web.alive系統(tǒng)舉辦了年度領導發(fā)展項目的區(qū)域性會議，在會議上每個與會者都以虛擬人物身份參加會議。這不僅僅是一個巨大的成功，以及對技術別出心裁的運用，同時還為這33個參與者節(jié)省了參加為這次為期兩天的會議所需的7.3萬美元的機票、住宿以及集會場所等費用。
2009年3月，北電亞洲婦女企業(yè)理事會的員工在亞洲區(qū)舉辦了一個大型的虛擬派對，每個人在當?shù)氐谋彪娹k公室通過web.alive技術接入到派對中。亞洲婦女企業(yè)理事會負責人Semra Barutchu說到：
“web.alive令人驚奇的地方在于它高效地為我們提供了一個場所，使得員工可以在此感受到彼此間的團結。”
在這次成功的派對之后，各地的婦女慶祝國際婦女節(jié)時都會用自己的虛擬身份加入到某一派對中，而派對的實況會由web.alive提供技術支持。
北電的另一項重要的技術——遠真，也使用戶可以和全球范圍內的同事直接進行實際會議而不需要四處奔波。遠真遠遠超越了其他普通視像會議系統(tǒng)，因為它提供了一個真人般大小、充滿電影效果的動態(tài)畫面，以及優(yōu)質的音效。它可以滿足少至兩人、多至整個教室的各種規(guī)模的會議，使得大家看起來像是在同一個房間里工作。通過這一系統(tǒng)，用戶可以緊密合作并分享各種電子表格以及其他文件，這不僅節(jié)省了大量時間，同時還降低了旅行費用等成本支出。
綜上來看，北電的安全移動辦公系統(tǒng)、統(tǒng)一通信、web.alive以及遠真等技術都有效地幫助企業(yè)應對因環(huán)境變化而給傳統(tǒng)辦公方式帶來的挑戰(zhàn)。最后，黃彥文相信，企業(yè)通過先進的信息技術來改變傳統(tǒng)的辦公方式，不僅幫助使企業(yè)實現(xiàn)的業(yè)務的得到了持續(xù)發(fā)展，也可以幫助企業(yè)實現(xiàn)了降低成本、提高效率的目標。