在如今的商業(yè)環(huán)境中，我們對(duì)辦公軟件的期待決不僅僅是收發(fā)電子郵件的能力、排版文檔、制作工作表以及創(chuàng)建幻燈片這么簡(jiǎn)單。我們還需要有辦法保護(hù)這些文件不受非授權(quán)人的訪問(wèn)，感染，以及防止我們的文件被共享的對(duì)象將其濫用。是否擁有一款好的系統(tǒng)無(wú)疑是重點(diǎn)考慮的問(wèn)題，在決定選用哪種文檔管理系統(tǒng)來(lái)保護(hù)文檔安全時(shí)，要重點(diǎn)考慮加密的方式及技術(shù)，以前沿科技的文檔管理系統(tǒng)為例：
一般來(lái)說(shuō)文檔管理系統(tǒng)的加密方式分為三大類：自動(dòng)加解密、手動(dòng)加解密，以及手自一體加解密。
1.動(dòng)態(tài)硬盤掃描自動(dòng)加密
傳統(tǒng)加密方式必須由管理員來(lái)進(jìn)行操作，盡管可以采用批量加密的方式，但是工作量依然很大。一款好的安全管理系統(tǒng)，應(yīng)該對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中或終端計(jì)算機(jī)中已有的所有文檔不需要任何手動(dòng)加密操作，能夠進(jìn)行動(dòng)態(tài)硬盤掃描自動(dòng)加密，直接將已有的未加密的文檔自動(dòng)轉(zhuǎn)為加密文檔，從而使企業(yè)信息數(shù)據(jù)輕松進(jìn)入安全平臺(tái)系統(tǒng)，由不受控狀態(tài)，自動(dòng)進(jìn)入受控狀態(tài)。
2.自動(dòng)加密新建文檔
如何有效防止文檔作者本人有意無(wú)意泄密，一直是文檔安全產(chǎn)品的一大難題。與傳統(tǒng)的文檔安全產(chǎn)品不同的是，前沿文檔安全管理系統(tǒng)支持文檔新建強(qiáng)制加密。在任何安裝了前沿文檔安全管理系統(tǒng)客戶端，并且通過(guò)管理員審批的計(jì)算機(jī)上，用戶創(chuàng)建的新建文檔都會(huì)被強(qiáng)制自動(dòng)加密，且加密過(guò)程完全透明，客戶端用戶絲毫感覺(jué)不到文檔已經(jīng)變?yōu)榧用軤顟B(tài)。例如，當(dāng)一位用戶新建了一個(gè)WORD明文文檔，并且打開進(jìn)行編輯，此時(shí)這份新建文檔已經(jīng)成為了加密文檔。加密文檔無(wú)法被非法，或合法非權(quán)限使用者進(jìn)行操作，從而真正做到從文檔生命周期開始，全程保護(hù)公司數(shù)據(jù)信息。
3.手動(dòng)加密文檔
對(duì)于更注重成果保護(hù)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，不需要系統(tǒng)強(qiáng)制加密所有的文件，而是希望給用戶更大的自主選擇權(quán)限，有選擇性的加密重要的文件。前沿文檔安全管理系統(tǒng)，為這類用戶需求提供了手動(dòng)加密功能，用戶可以使用客戶端手動(dòng)加密選擇需要加密的文件，并對(duì)這些加密文件進(jìn)行權(quán)限和策略的管理。同時(shí)，用戶計(jì)算機(jī)上的明文文件的使用也不受影響。
4.手自一體加密文檔
手自一體加密方式將完全動(dòng)態(tài)自動(dòng)加密技術(shù)和靈活自主的手動(dòng)加密技術(shù)相互結(jié)合。在系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的客戶端，只需要經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單加密方式的定義，就可以讓一部分客戶端使用自動(dòng)加密方式，而其他客戶端將使用手動(dòng)加密功能，同時(shí)與高度細(xì)化的授權(quán)管理機(jī)制相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文檔的全生命周期安全管理。適合于組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜、管理靈活的高科技企業(yè)和設(shè)計(jì)研究單位。
總結(jié)
一款值得用戶信賴的文檔安全管理系統(tǒng)，應(yīng)該根據(jù)用戶的使用和管理流程的特點(diǎn)，選擇靈活多樣的加解密方式。確保企業(yè)在迅速進(jìn)入數(shù)字資產(chǎn)安全平臺(tái)，全面保護(hù)企業(yè)內(nèi)部的電子文檔資產(chǎn)的同時(shí)不會(huì)帶來(lái)管理成本的提升和工作流程的改變。